Ontslagprocedure via UWV of Kantonrechter: Verschillen

Als werkgever kun je niet zomaar een werknemer ontslaan. Nederland kent een preventief ontslagstelsel: je hebt toestemming nodig van het UWV of de kantonrechter. Maar wanneer kies je voor welke route? En wat zijn de verschillen? In dit artikel leggen we het helder uit.

Het Nederlandse ontslagstelsel

In Nederland is ontslag alleen mogelijk via een van de volgende routes:

• Ontslag met wederzijds goedvinden: Werkgever en werknemer komen samen tot een beeindiging (vaststellingsovereenkomst)
• Ontslag via UWV: Ontslagvergunning bij bedrijfseconomische redenen of langdurige ziekte
• Ontslag via kantonrechter: Ontbindingsverzoek bij alle andere redenen
• Ontslag op staande voet: Bij een dringende reden
• Tijdens proeftijd: Zonder toestemming of opgave van redenen

Wettelijke ontslaggronden: Art. 7:669 BW

De wet kent een gesloten stelsel van ontslaggronden. Dit betekent dat een werkgever uitsluitend op basis van de in Art. 7:669 BW genoemde gronden een arbeidsovereenkomst kan beeindigen. Hieronder volgt een overzicht van alle negen ontslaggronden:

1. Bedrijfseconomische redenen (a-grond): Het vervallen van arbeidsplaatsen door bedrijfseconomische omstandigheden, zoals een reorganisatie, bedrijfssluiting of structurele werkvermindering.
2. Langdurige arbeidsongeschiktheid (b-grond): De werknemer is langer dan twee jaar ziek en herstel binnen 26 weken niet te verwachten, ook niet in aangepaste vorm.
3. Frequent ziekteverzuim (c-grond): De werknemer verzuimt regelmatig en dit heeft onaanvaardbare gevolgen voor de bedrijfsvoering, terwijl herstel niet binnen 26 weken te verwachten is.
4. Disfunctioneren (d-grond): De werknemer is ongeschikt voor de bedongen arbeid, mits de werkgever de werknemer hiervan tijdig in kennis heeft gesteld en voldoende gelegenheid tot verbetering heeft geboden.
5. Verwijtbaar handelen of nalaten (e-grond): De werknemer heeft zodanig verwijtbaar gehandeld of nagelaten dat van de werkgever in redelijkheid niet gevergd kan worden de arbeidsovereenkomst voort te zetten.
6. Werkweigering wegens gewetensbezwaar (f-grond): De werknemer weigert de bedongen arbeid te verrichten vanwege een ernstig gewetensbezwaar, en het is niet mogelijk de arbeid in aangepaste vorm te verrichten.
7. Verstoorde arbeidsverhouding (g-grond): De arbeidsverhouding is zodanig verstoord dat van de werkgever in redelijkheid niet gevergd kan worden de arbeidsovereenkomst te laten voortduren.
8. Andere omstandigheden (h-grond): Een restgrond voor situaties die niet onder de andere gronden vallen, zoals detentie van de werknemer of het ontbreken van een tewerkstellingsvergunning.
9. Cumulatiegrond (i-grond): Sinds de inwerkingtreding van de WAB op 1 januari 2020 is het mogelijk om twee of meer onvoldragen gronden (uit de categorien c, d, e, g en h (de f-grond is uitgesloten)) te combineren tot een voldragen ontslaggrond.

De keuze van de ontslagroute hangt direct samen met de toepasselijke grond. De a-grond en b-grond leiden verplicht naar het UWV. De gronden c tot en met h worden voorgelegd aan de kantonrechter. De i-grond (cumulatiegrond) wordt eveneens door de kantonrechter beoordeeld, omdat het een combinatie van persoonlijke gronden betreft.

Wanneer naar het UWV?

De UWV-route is verplicht bij:

• Bedrijfseconomische redenen: Reorganisatie, slechte financiele situatie, werkvermindering
• Langdurige arbeidsongeschiktheid: De werknemer is langer dan 2 jaar ziek en herstel is niet te verwachten

Bij deze gronden kun je niet naar de kantonrechter; de wet schrijft de UWV-route voor.

De UWV-procedure stap voor stap

1. Aanvraag indienen: Je dient een ontslagaanvraag in bij het UWV met onderbouwing
2. Completheidstoets: UWV controleert of de aanvraag compleet is
3. Verweer werknemer: De werknemer krijgt 2 weken om te reageren
4. Eventueel tweede ronde: Soms volgt nog een ronde van hoor en wederhoor
5. Beslissing: UWV beslist, meestal binnen 4-8 weken
6. Opzegging: Bij toestemming kun je de arbeidsovereenkomst opzeggen

Tijdlijn UWV-procedure

De totale doorlooptijd van een UWV-procedure bedraagt gemiddeld vier tot zes weken, afhankelijk van de complexiteit van de zaak en of een tweede ronde noodzakelijk is. De tijdlijn verloopt doorgaans als volgt:

• Dag 1: De werkgever dient de ontslagaanvraag in met volledige onderbouwing (bedrijfseconomische cijfers of medische documentatie).
• Binnen enkele dagen: Het UWV stuurt het verzoek door aan de werknemer.
• 14 dagen: De werknemer krijgt twee weken om schriftelijk verweer te voeren.
• Eventueel 14 dagen extra: Bij een tweede ronde krijgen beide partijen opnieuw twee weken.
• Beslissing: Het UWV neemt een beslissing, doorgaans binnen vier tot zes weken na indiening.
• Na toestemming: De werkgever kan de arbeidsovereenkomst opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn, waarbij de proceduretijd in mindering mag worden gebracht (met een minimum van een maand).

Wanneer naar de kantonrechter?

De kantonrechter is bevoegd bij alle andere ontslaggronden:

• Disfunctioneren: De werknemer functioneert onvoldoende
• Verwijtbaar handelen: Ernstig verwijtbaar gedrag van de werknemer
• Verstoorde arbeidsverhouding: De relatie is onherstelbaar beschadigd
• Regelmatig ziekteverzuim: Frequent kort verzuim met onaanvaardbare gevolgen
• Gewetensbezwaren: De werknemer kan de werkzaamheden niet uitvoeren vanwege gewetensbezwaren
• Andere omstandigheden: Restcategorie voor bijzondere situaties
• Cumulatiegrond: Combinatie van onvoldragen gronden

De kantonrechterprocedure stap voor stap

1. Verzoekschrift: De werkgever dient een verzoekschrift in
2. Verweerschrift: De werknemer reageert schriftelijk
3. Mondelinge behandeling: Zitting waar beide partijen worden gehoord
4. Beschikking: De rechter doet uitspraak, meestal binnen 4-8 weken
5. Hoger beroep: Tegen de beschikking kan hoger beroep worden ingesteld

Tijdlijn kantonrechterprocedure

De kantonrechterprocedure duurt gemiddeld acht tot twaalf weken. De tijdlijn is als volgt opgebouwd:

• Week 1: De advocaat van de werkgever dient het verzoekschrift in bij de rechtbank.
• Week 4 tot 6: De werknemer (of diens advocaat) dient een verweerschrift in. De griffie plant een zittingsdatum.
• Week 6 tot 10: De mondelinge behandeling vindt plaats, doorgaans twee tot vier weken na indiening van het verweerschrift.
• Week 8 tot 12: De kantonrechter doet uitspraak (beschikking), meestal binnen twee tot vier weken na de zitting.
• Hoger beroep: Tegen de beschikking staat hoger beroep open bij het gerechtshof. De termijn hiervoor bedraagt drie maanden na de beschikking.

Vergelijking UWV en kantonrechter

De cumulatiegrond (i-grond)

Sinds 1 januari 2020 kent het ontslagrecht de zogenoemde cumulatiegrond, ingevoerd door de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB). Voor die tijd moest een werkgever beschikken over een volledig voldragen ontslaggrond. Kon de werkgever niet aantonen dat aan alle vereisten van een enkele grond was voldaan, dan werd het ontbindingsverzoek afgewezen.

De i-grond maakt het mogelijk om twee of meer onvoldragen gronden uit de categorien d, e, g en h te combineren. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die gedeeltelijk disfunctioneert (d-grond) en waarbij de arbeidsverhouding ook enigszins verstoord is geraakt (g-grond). Afzonderlijk zijn deze gronden onvoldoende, maar in combinatie kunnen ze een ontbinding rechtvaardigen.

Aan de toewijzing op de i-grond is een extra vergoeding verbonden: de kantonrechter kan een aanvullende vergoeding toekennen van maximaal 50% bovenop de wettelijke transitievergoeding. Dit is een compensatie voor het feit dat de werkgever geen volledig voldragen grond heeft aangetoond.

In de praktijk blijkt dat rechters de i-grond terughoudend toepassen. Het is niet voldoende om simpelweg meerdere zwakke gronden bij elkaar op te tellen. De rechter verwacht dat de combinatie van omstandigheden zodanig is dat voortzetting van de arbeidsovereenkomst in redelijkheid niet meer gevergd kan worden. Voor actuele jurisprudentie over de cumulatiegrond verwijzen wij naar rechtspraak.nl.

Ontslag op staande voet

Ontslag op staande voet is de meest ingrijpende vorm van ontslag en mag alleen worden gegeven bij een dringende reden. Het betreft een onmiddellijke beeindiging van de arbeidsovereenkomst, zonder opzegtermijn en zonder voorafgaande toestemming van het UWV of de kantonrechter.

Aan een rechtsgeldig ontslag op staande voet zijn drie cumulatieve vereisten verbonden:

1. Dringende reden: Er moet sprake zijn van een gedraging die zo ernstig is dat van de werkgever redelijkerwijs niet gevergd kan worden de arbeidsovereenkomst nog langer te laten voortduren. Voorbeelden zijn diefstal, fraude, herhaalde werkweigering, bedreiging of geweld op de werkvloer.
2. Onverwijlde opzegging: Het ontslag moet onverwijld (direct) worden gegeven nadat de dringende reden bekend is geworden. Uitstel, bijvoorbeeld om eerst juridisch advies in te winnen, is slechts beperkt toelaatbaar.
3. Onverwijlde mededeling: De reden voor het ontslag moet gelijktijdig met de opzegging aan de werknemer worden medegedeeld.

De risico's van een ongeldig ontslag op staande voet zijn aanzienlijk. Indien de kantonrechter het ontslag vernietigt, is de werkgever het volledige loon verschuldigd vanaf het moment van ontslag, vermeerderd met de wettelijke verhoging. Daarnaast kan de werknemer aanspraak maken op de transitievergoeding en een billijke vergoeding. Ons advies is daarom om altijd een arbeidsrechtadvocaat te raadplegen voordat u overgaat tot ontslag op staande voet.

De transitievergoeding

Bij ontslag via UWV of kantonrechter heeft de werknemer recht op een transitievergoeding. Dit geldt ook als de werknemer ernstig verwijtbaar heeft gehandeld, tenzij dit zo ernstig is dat de rechter de vergoeding op nul stelt.

De transitievergoeding bedraagt 1/3 maandsalaris per dienstjaar. Bij ernstig verwijtbaar handelen van de werkgever kan de rechter een aanvullende billijke vergoeding toekennen.

Veelgemaakte fouten bij ontslag

In onze arbeidsrechtpraktijk zien we regelmatig deze fouten:

1. Onvoldoende dossieropbouw

Bij disfunctioneren moet je kunnen aantonen dat je de werknemer tijdig hebt gewaarschuwd, een verbetertraject hebt aangeboden en de werknemer een eerlijke kans hebt gegeven. Zonder goed dossier wordt het ontbindingsverzoek afgewezen.

2. Herplaatsing vergeten

Voordat je kunt ontslaan, moet je onderzoeken of herplaatsing in een andere functie mogelijk is. Dit geldt voor alle ontslaggronden.

3. Verkeerde ontslagroute

Een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter wegens bedrijfseconomische redenen wordt afgewezen. Je moet dan naar het UWV.

4. Te snel ontslag op staande voet

Ontslag op staande voet is een ultimum remedium. De lat ligt hoog en de risico's zijn groot als het ontslag wordt vernietigd.

5. Onderhandelen zonder plan

Veel werkgevers stappen te snel in onderhandelingen over een vertrekregeling, zonder duidelijk plan of alternatieven. Dit verzwakt je positie.

De vaststellingsovereenkomst als alternatief

In de praktijk worden de meeste arbeidsovereenkomsten beeindigd met wederzijds goedvinden, vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Dit heeft voordelen:

• Sneller en zekerder dan een procedure
• Geen procesrisico
• Meer flexibiliteit in de afspraken
• Minder schade aan de arbeidsrelatie en reputatie

De werknemer behoudt bij een goede vaststellingsovereenkomst zijn recht op WW. Let wel: de werknemer heeft een bedenktijd van 14 dagen om terug te komen op zijn handtekening.

Tips voor werkgevers

1. Begin op tijd met dossieropbouw - Wacht niet tot je wilt ontslaan
2. Documenteer alles schriftelijk - E-mails, gespreksverslagen, waarschuwingen
3. Win tijdig juridisch advies in - Liever te vroeg dan te laat
4. Onderzoek herplaatsingsmogelijkheden - Dit is een vereiste
5. Overweeg mediation bij een verstoorde arbeidsrelatie
6. Wees realistisch over kosten en tijd - Een procedure kost geld en aandacht

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een ontslagprocedure?

Dat hangt af van de gekozen route. Een UWV-procedure duurt gemiddeld vier tot zes weken. Een procedure bij de kantonrechter neemt doorgaans acht tot twaalf weken in beslag. Een vaststellingsovereenkomst kan binnen een tot vier weken worden afgerond, mits beide partijen bereid zijn om mee te werken.

Kan ik een werknemer ontslaan zonder reden?

Nee. Nederland kent een gesloten stelsel van ontslaggronden. Een werkgever moet altijd een wettelijke grond hebben om een werknemer te ontslaan. De enige uitzondering is ontslag tijdens de proeftijd, waarvoor geen reden hoeft te worden opgegeven.

Wat kost een ontslagprocedure?

Bij het UWV is de procedure zelf gratis; er is geen griffierecht verschuldigd. Bij de kantonrechter betaalt de verzoeker griffierecht (circa 300 tot 700 euro, afhankelijk van de aard van de zaak). In beide gevallen komen daar de kosten voor juridische bijstand bij, tenzij u de procedure zelf voert. De totale kosten hangen sterk af van de complexiteit en de duur van het geschil.

Mag ik meerdere werknemers tegelijk ontslaan?

Ja, dat kan bij bedrijfseconomisch ontslag via het UWV. Houd er wel rekening mee dat bij het ontslag van twintig of meer werknemers binnen drie maanden de Wet melding collectief ontslag (WMCO) van toepassing is. U bent dan verplicht om vooraf een melding te doen bij het UWV en de betrokken vakbonden te raadplegen.

Wat als de werknemer niet meewerkt aan een vaststellingsovereenkomst?

Als de werknemer niet instemt met een vertrekregeling, resteert de formele ontslagroute via het UWV (bij bedrijfseconomische redenen of langdurige ziekte) of de kantonrechter (bij persoonlijke gronden). U kunt een werknemer niet dwingen om een vaststellingsovereenkomst te ondertekenen.

Conclusie

De keuze tussen UWV en kantonrechter hangt af van de ontslaggrond. Bij bedrijfseconomische redenen of langdurige ziekte is de UWV-route verplicht. Bij persoonlijke gronden zoals disfunctioneren of een verstoorde arbeidsverhouding ga je naar de kantonrechter.

In alle gevallen geldt: goede voorbereiding is cruciaal. Een afgewezen ontslagaanvraag kost niet alleen geld, maar ook tijd en energie. Laat je daarom tijdig adviseren door een specialist arbeidsrecht.